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電子檔案系統建設應基于開放檔案信息系統模型來設計，集成管理各類數字檔案資源，具備保管、查詢、借閱、預覽、統計、移交、權限管理、檔案配置管理等功能，為電子檔案的真實、完整、可用和安全提供首要保障，并達到靈活擴展、簡單易用的基本要求。

1.1檔案查詢

系統應支持多種檔案查詢方式，能夠針對不同檔案類型進行內容檢索，支持檔案目錄信息的關鍵字查詢，支持目錄樹分類查詢、跨字段模糊查詢、檔案屬性檢索、檔案分類檢索、跨全宗檢索等多種檢索方式等，以保證能夠快速查詢到檔案信息。

1.2檔案借閱

系統應支持電子檔案以及實體檔案借閱等借閱方式，并支持借閱在線審批、支持檔案借閱信息登記、支持借閱單打印等，支持借出檔案信息檢索，檔案歸還、續借、催還管理，支持用戶借閱信息查詢，即可查詢借閱人信息、借閱的檔案是否超期、檔案的去向、監控檔案借閱情況等，檔案借閱到期后，在系統中可以發送歸還提醒消息。

1.3檔案預覽

系統應支持用戶對已上傳檔案文件進行在線預覽，方便檔案管理人員對檔案進行跟蹤利用。

1.4檔案統計

系統應支持多維度檔案數據統計，按檔案類型自定義統計字段進行數據統計，支持計數、求和等統計方式，并且支持對統計結果進行導出，方便檔案人員進行整理，可以接收各部門移交的表格檔案目錄，也可以針對特定的檔案數據范圍進行數據導出成表格供后續利用。

1.5檔案移交

系統應提供多種檔案移交方式來滿足整個檔案移交過程，支持全宗單位內各部門向檔案管理部門的數據移交管理，支持數據移交、接收、退回等管理，支持全宗單位間的檔案數據移交管理，支持在線審批，來保證所移交檔案安全性。

1.6部門和用戶管理

系統應提供部門用戶管理，以方便管理員對系統內各部門以及人員進行管理，包括新建，編輯，刪除等功能。

1.7安全管理

人員密碼等敏感信息后臺以加密方式存儲；支持用戶密碼策略管理，包括密碼復雜度、定期強制要求修改密碼等設置。檔案管理員只能編輯自己負責的檔案類型，對其他檔案類型只具有查看權限；支持密級等字段對檔案數據進行標記、權限劃控；用戶角色管理：不同角色用戶在系統內具有不同操作權限；用戶組管理：支持按用戶組分配權限；封禁用戶需經管理員解鎖后登錄系統；支持按不同規則對不同用戶設置不同的數據權限，可以按照默認權限、規則權限和檔案權限進行檔案數據權限設置，權限控制支持目錄瀏覽、電子文件瀏覽、下載、打印、借閱等；支持敏感數據傳輸加密；數據回收站：支持數據回收站管理，支持回收站數據還原、清除；系統具備數據備份功能，支持手動和自動備份數據。

1.8檔案配置

 系統應支持對檔案的分類方案、元數據方案等進行配置和管理，并且支持多種靈活配置方式，滿足不同業務對檔案類型的要求。

1.9日志管理

 系統應支持日志管理，對系統內用戶行為操作做到可追溯，對系統時時行為進行監管管控。